1. Служебные письма
Служебные письма - обобщенное название большой груп¬пы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомле¬ния о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных опе-ративных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, от¬сюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомле¬ния, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложе¬ния, замечания, просьбы, требования и т.п.
Так как служебные письма выступают связующим звеном между пред-приятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% вхо-дящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внима¬ние на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в лич¬ном разговоре).
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке пись-ма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанав-ливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует со¬ставить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
...
2. Реквизит «Гриф утверждения документа». Правила оформления
Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами:
утверждение должностным лицом (должностными лицами);
утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).
В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких частей, которые отделяются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.
...
3. Систематизация документов. Номенклатура дел организации. Регистрация, контроль исполнения, хранение документов.
Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел:
дело – совокупность документов (документ), относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
...